Excel / séance 4

Un tableur comme base de données


Excel n'est pas seulement un outil de calcul ; il offre aussi la possibilité de gérer une base de données.
Nous allons illustrer cela à partir de la gestion d'un stock de produits chimiques. Un tableau disponible dans le classeur seance_4.xls contient une liste limitative de produits chimiques avec des caractéristiques relevées dans le catalogue d'un fournisseur.
Avant de l'utiliser pour le TP, voyons quelques possibilités d'Excel que vous mettrez en oeuvre pendant cette séance.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Il s'agit simplement d'un ensemble d'informations structurées.

Les bases de données sont organisées en tables. Ici, la feuille de données Stocks du classeur seance_4.xls constitue une table. Chaque table contient des champs ce qui sont les en-tête des colonnes de la table.

Dans l'exemple présenté, chaque ligne est un enregistrement (une fiche) qui correspond à un produit chimique sous une forme donnée.

En fait, peu de choses distinguent une feuille de calcul ordinaire de ce qui va devenir une base de données. Pour effectuer la transformation, il faut définir une partie (ou la totalité de la feuille) comme zone de base de données.

 


Création d'une base de données

Cela nécessite quatre opérations :

1 - définir la structure

Il s'agit de réfléchir... afin de décider quelles informations doivent figurer dans la base de données. Gare aux oublis !

Par exemple, il peut être utile de distinguer les différentes formes possibles d'un produit chimique. Il faut donc penser à créer un champ correspondant.

2 - saisir les données

Il faut commencer par saisir les champs puis remplir les données... ce qui peut être assez fastidieux !

3 - mettre en forme des données

Aucune différence ici avec la mise en forme de la feuille de calcul.

4 -définir de la zone de base de données

Si toute la feuille ne doit pas constituer la base de données, il faut sélectionner la zone qui la définira.

 


Modification ou ajout d'une fiche

Les principales fonctions qui concernent l'utilisation des listes et des bases de données sont regroupées dans le menu Données. Nous nous souvenons d'avoir utiliser déjà les options "Trier" au premier TP et "Validation" qui permet de contrôler le types de données saisies dans une cellule.
 

Nous allons utiliser l'option "Formulaire".

Le formulaire peut aussi être appelée "Masque de saisie"

La grille possède sur sa droite des boutons qui donnent accès à différentes fonctions :


Recherche dans une base de données

L'intérêt d'une base de données serait bien mince s'il se résumait à consulter des fiches les unes après les autres. C'est pourquoi toutes les bases de données ont des options de recherche plus ou moins avancées.

1 - Rechercher une fiche à l'aide du formulaire

Le formulaire étant affiché, cliquons sur le bouton Critères. Une fiche de critère vierge s'affiche dans laquelle nous affichons nos critères de sélection.
Le simple appui sur la touche Entrée permet l'affichage de la première fiche qui correspond aux critères sélectionnés.
Attention, le logiciel trouve uniquement les fiches placées après la fiche courante. Si l'on souhaite étendre la recherche sur toute la base, il faut impérativement se placer sur la première fiche.
Nous pouvons utiliser des opérateurs: >250 €, Al (qui équivaut à rechercher toutes les occurrences présentant la lettre A et la lettre l ; et pas seulement l'aluminium).

2 - Rechercher une fiche à l'aide du filtre automatique

Il s'agit d'un outil pratique qui permet d'effectuer des recherches prédéfinies par le logiciel.

Pour l'utiliser, il faut :

En cliquant sur le bouton du champ choisi comme critère de recherche, une fenêtre permet de choisir un critère prédéfini. La sélection proposée s'adapte au contenu des cellules : si certaines cellules ne contiennent pas d'information le choix vide apparaît. Dans le cas contraire, ce choix n'est pas permis.

Un aspect intéressant est le mode personnalisé que nous décrivons rapidement.

Dès que personnalisé est sélectionné, la fenêtre de dialogue suivante est affichée :

La première ligne correspond au champ sélectionné, ici, Dénomination.
Le cadre de gauche permet la sélection d'un opérateur (toujours accompagné de son contraire !), tandis que celle de droite permet d'insérer une valeur que l'on peut saisir ou choisir dans la liste proposée.
Notons que deux critères sont possibles liés par les opérateurs booléens Et / Ou.

Essayez de filtrer l'acétamide et le zinc simultanément. Comment faire ?

Résultat des actions : l'affichage des fiches correspondantes aux critères de recherche.

Pour revenir à la totalité de la base de données, deux solutions sont offertes:

3 - Rechercher une fiche à l'aide du filtre élaboré

Il est possible d'effectuer des recherches plus compliquées à l'aide du filtre élaboré dont le mécanisme n'est pas automatique mais totalement à bâtir en :

Choisissons les noms des champs qui serviront de critères et copions-les au dessus de la table (c'est impératif !) dans la feuille de calcul.

Sous le premier nom de critère copions la valeur du critère : c'est la première partie du premier critère (critère_1). Sous le second nom de critère faisons la même opération (critère_2). La ligne ainsi créée se lit : valeur critère_1 ET valeur critère_2. Les colonnes sont liées par l'opérateur ET.
Nous pouvons effectuer une seconde ligne si l'on désire encore un critère composé. Dans ce cas les deux lignes sont liées par l'opérateur OU.
Bien sûr, un champ peut rester vide.
Plaçons la sélection dans la base de données.
Déroulons Données, Filtre, Filtre élaboré : La base de données et la zone de critères sont à sélectionner dans Plage et Zone de critères.
Attention, la zone de critère doit contenir le ,om des champs et il ne doit pas y avoir de lignes vides.
OK : le résultat de la recherche s'affiche dans la feuille de calcul.

Travail à effectuer

Ouvrir le document suivant : syntheses_organiques.doc

En fonction de votre numéro de poste, vous devez calculer le coût de la synthèse :

  1. Pour un étudiant. NB : Il faut tenir compte de l'investissement en produit. Pour un étudiant, il faut acheter le minimum de conditionnement. Si la manipulation requiert 25 g mais que la vente se fait par conditionnement de 500 g, il faut commander 500g !
  2. Pour une promotion de N étudiants (N pouvant varier au gré des années). Cela requiert d'acheter le minimum de conditionnement...

Vous présenterez de façon optimale le travail dans une deuxième feuille du classeur nommée : cout d'une manip.

Bon courage

Mise à jour le 12/03/07

© Patrick KOHL